Prawidłowy obieg dokumentów w firmie to jedna z kluczowych procedur do dobrego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Im większa firma tym więcej ludzi pracuje przy dokumentach. Bardzo ważne jest opracowanie dobrego systemu, by obieg dokumentów szedł sprawnie i szybko, by nie dochodziło do pomyłek, braku podpisów itp. uchybień. Aby obieg dokumentów działał prawidłowo ważnym czynnikiem systemu jest prawidłowe ich opisywanie, aby każde pismo trafiło w miejsce do tego przeznaczone i nie zostało przeczytane przez osoby niepowołane. Ważny jest również system pracy i dyscyplina pracowników, bo najwięcej pomyłek podczas obiegu dokumentów dochodzi właśnie z winy pracownika. Na biurku jak i w szafach powinien panować nienaganny porządek. Każda ważna dokumentacja powinna być opisana, włożona do koszulki, a później powinna trafić do odpowiedniego segregatora. Nad prawidłowym obiegiem dokumentacji powinien czuwać kierownik działu lub powinna być wyznaczona osoba odpowiedzialna, aby nie dochodziło do pomyłek, które niestety przyczyniają się do zamętu w firmie.
