Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z późniejszymi zmianami reguluje zasady dokumentowania obrotu magazynowego. To na jej podstawie odbywa się zarządzanie stanami magazynowymi za pomocą dokumentów magazynowych przychodowych (związanych z przyjęciem do magazynu) i rozchodowych (związanych z wydaniem z magazynu).
Dokumentacja elektroniczna
Dzisiejszą obsługę magazynu wspomaga wyspecjalizowany program magazynowy, który poza wieloma innymi wymogami koniecznymi do spełnienia, żeby prowadzenie magazynu było rzeczywiście usprawnione, musi zapewniać łatwe tworzenie i poprawianie dokumentów.
Dokumenty, których generowanie i obsługę powinien zapewniać dobry program to:
• PZ (przyjęcie zewnętrzne) – dokument zakupu lub nieodpłatnego przyjęcia towaru,
• PW (przyjęcie wewnętrzne) – stosowany przy odbiorze materiału od jednostki wewnętrznej,
• ZW (zwrot wewnętrzny) – dokument potwierdzający zwrot wewnątrz przedsiębiorstwa oraz określający podstawę zwrotu materiału,
• WZ – dokument potwierdzający wydanie towaru z magazynu w związku ze sprzedażą lub nieodpłatnym przekazaniem,
• RW (rozchód wewnętrzny) – potwierdzenie wydania materiałów wewnątrz przedsiębiorstwa,
• MM (przesunięcia międzymagazynowe) – dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów między magazynami wewnątrz przedsiębiorstw.
Sprawne zarządzanie magazynem
Tak jak nie może być mowy o prawidłowym funkcjonowaniu magazynu bez fizycznego porządku w jego obszarze, nie może również być błędów i bałaganu w dokumentach magazynowych. PZ, WZ, PW, RW, MM, korekta, remanent, przecena – te i inne dokumenty generuje każdy dobry program do magazynowania. Część oprogramowania, jak na przykład program magazynowy LoMag umożliwia ponadto skorzystanie z innych funkcji takich jak np. konfigurowanie raportów, które jednym kliknięciem można przenieść do arkusza Excel, import i eksport danych z Excela, system obsługi magazynu online, wystawianie faktur VAT, rachunków, korekt, faktur proforma, ofert i zamówień.
Wartościowym udogodnieniem jest także to, że program do magazynu może pracować z klucza USB (pendrive), nie musi być zainstalowany na danym komputerze czy laptopie.
