Wiele firm, które nie mają swojego działu HR, zamiast go tworzyć korzysta z outsourcingu kadr i płac. Wiele firm świadczy tego typu usługi. Jest wiele na rynku firm, które specjalizują się właśnie w sprawach kadrowych dla firm zewnętrznych. Są wynajmowani niejako do wykonywania prac kadrowych i płacowych dla firm większych i mniejszych. Często jest to bardziej opłacalne niż tworzenie od zera swojego działu HR. Głównym celem tego typu usług jest nie tylko pozyskanie specjalistów w tej dziedzinie, z wieloletnim doświadczeniem, ale także zwiększenie skuteczności funkcjonowania firmy. Ponadto zatrudnienie sprawdzonej firmy specjalizującej się w outsourcingu kadr minimalizuje koszty, a także ryzyko operacyjne. Do zadań takiej firmy należy obliczanie wynagrodzeń, wraz z dopilnowaniem czy wyliczenia są zgodne i tworzenie pasków płacowych, administrowanie oraz wybrane usługi HR. Zakres usług jest oczywiście zależny od firmy. Dużym plusem wybrania usługi outsourcingu kadr jest pewność, że praca będzie przebiegała na sprawdzonych modelach. Ponadto firmy prowadzące outsourcing kadr gwarantują przebieg wszystkich procesów zgodnie z prawem obowiązującym w danym kraju. Jest to bardzo ważne, aby dopilnować spraw dotyczących pracowników, bo mogą z tego wyniknąć różnego rodzaju konsekwencje. Oczywiście oprócz dopilnowania wynagrodzeń i ich wypłacania na czas, firma ma obowiązek na czas dostarczyć wszystkie dokumenty związane z rocznym rozliczeniem z Urzędem Skarbowym. Profesjonalna firma, która oferuje outsourcing kadr powinna również być dostępna pod numerem telefonu lub umożliwić kontakt mailowy, aby pracownicy mogli zadawać pytania i w razie wątpliwości rozwiązać różne problemy z płacami. Profesjonalna firma, która oferuje tego typu usługi powinna również korzystać z nowoczesnej technologii, aby ułatwić pracownikom i firmom otrzymywanie informacji i potwierdzeń otrzymania dokumentów czy móc zarządzać szybciej procesami kadrowymi. Im lepszy i sprawniejszy system kadrowy tym lepiej i efektywniej dla jednej i drugiej strony.
